Términos y Condiciones de Uso de SIMEON

Última Actualización: Versión 22 Noviembre 2019

 

LEE CUIDADOSAMENTE ESTAS CONDICIONES DEL SERVICIO, PORQUE CONTIENEN INFORMACIÓN IMPORTANTE SOBRE TUS DERECHOS Y OBLIGACIONES LEGALES, RELACIONADOS CON EL USO DEL PROGRAMA DENOMINADO “SIMEON IPS” y “SIMEON EMPRESARIAL” (EN ADELANTE SIMEON), ASÍ COMO LAS OBLIGACIONES DE CUMPLIMIENTO POR LEY.

1. Introducción

Bienvenido(a) a SIMEON IPS y SIMEON EMPRESARIAL, en adelante “SIMEON”. En este documento puedes conocer los términos y condiciones que regulan la relación que hay entre nosotros y ustedes los Usuarios. Tú y todas las personas que utilicen SIMEON, se denominarán en este documento como Usuario.

El presente documento contiene los términos y condiciones de uso de los servicios que ofrece EL SOFTWARE dispuesto por ITERA S.A.S, en adelante “ITERA” que integran las aplicaciones web: www.simeonips.com y www.simeonempresarial.com  en adelante “Las Plataformas”, consistente en un programa informático en la nube diseñado especialmente para instituciones y profesionales de la salud que ofrecen servicios para apoyar la Seguridad y Salud en el Trabajo, así como empresas que cuentan con un especialista en el área de Seguridad y Salud en el Trabajo. Esta herramienta permite registrar los datos que componen las historias clínicas ocupacionales y generar reportes estadísticos de las atenciones realizadas.

El Cliente que ingresa a Las Plataformas, y aquel que adquiere la licencia de uso de SIMEON debe conocer y aceptar los siguientes Términos y Condiciones de Uso y las Políticas de Privacidad. ITERA está comprometida con proteger la información del Cliente de acuerdo a las leyes, disposiciones legales y demás normas Colombianas que regulan la protección de datos, la privacidad o manejo de información Ley 1266 de 2008, Estatuto del Consumidor Ley 1480 de 2011 y demás normas que son concordantes con el orden público.

2. Definiciones

  • SIMEON: Es un Software on-line desarrollado por ITERA, que maneja la modalidad de software as a service (SaaS), permitiendo registrar los datos que componen las historias clínicas ocupacionales y generar reportes estadísticos, a partir de estos. Contamos con SIMEON IPS para las instituciones y profesionales de la salud y SIMEON EMPRESARIAL para empresas con actividades económicas diferentes al área de la salud, pero que cuentan con Médico especialista.
  • Historia Clínica Ocupacional: La historia clínica ocupacional es el conjunto único de datos privados, registrados de manera cronológica que contienen las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales. Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como eventos de origen profesional.
  • Plan de Servicio: Son los diferentes planes de contratación que ofrece SIMEON a los Clientes. ITERA se reserva el derecho de modificarlos en cualquier momento. 
  • ITERA: Sociedad comercial, identificada con NIT número 900934573-1 dedicada a las actividades de tecnologías de información.
  • Contrato de licencia de uso del Software SIMEON: Es el acuerdo de voluntades por el cual una parte llamada El Proveedor, concede el derecho de licencia con carácter no exclusivo, no transferible y no sub-licenciable del Software denominado SIMEON a otra parte denominada El Cliente por un dinero como contraprestación.
  • Proveedor: Es ITERA, propietario exclusivo del Software SIMEON, por ser el titular de los derechos de propiedad intelectual e industrial del Software, y en consecuencia es el que otorga la licencia de uso del mismo a los Clientes.
  • Cliente: Persona natural o jurídica que ofrece servicios para apoyar la Seguridad Social y Salud en el Trabajo y que adquiere la licencia de uso del Software SIMEON.
  • Usuario: Toda persona natural o jurídica a quien se le asigne un “login” y una “contraseña” para acceder a algún software desarrollado por ITERA, y quien accede a las funciones predefinidas en el Software y bajo autorización del Cliente, para gestionar información relacionada con el desempeño de su labor.
  • Valor de activación: Es el valor fijado por ITERA para comenzar a configurar el software al Cliente que adquiere la licencia de SIMEON, el cual va a depender de acuerdo al plan de servicio contratado.
  • Perfil de Usuario: Es el conjunto preestablecido de funciones y acciones autorizadas para ejecutarse dentro del Software SIMEON. Todo Usuario de SIMEON tiene asignado un Perfil de Usuario.
  • Base de Datos: Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Este conjunto de datos está organizado de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite para realizar operaciones como actualización, borrado y edición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. En la BASE DE DATOS de SIMEON se almacenan los datos diligenciados y registrados por los USUARIOS a través de los formatos habilitados de Historia Clinica Ocupacional.
  • Mensualidad: Es el valor a pagar por el Cliente de acuerdo al plan de servicio contratado.
  • Manual de Referencia de Usuario: Documento donde se evidencian las especificaciones técnicas y condiciones de uso del Software SIMEON.

3. Objeto y condiciones contractuales

La relación contractual que se celebra al aceptar estos términos y condiciones de uso, vinculan únicamente a ITERA y a los Clientes sobre el licenciamiento, debido uso y acceso al Software SIMEON y a las Plataformas.

SIMEON, a través de Las Plataformas provee un medio de enlace entre el Proveedor y el Cliente, quienes se hacen responsables entre ellos de la relación contractual que surge de la suscripción del Contrato de licencia de uso del Software.

Para la utilización del servicio de SIMEON, es condición necesaria para el Cliente y sus Usuarios el haber leído y aceptado expresa o tácitamente estos Términos y Condiciones de Uso. Documento que también se encuentran publicado en la página web www.simeon.com.co, pudiendo cambiar en alguna actualización o modificación del mismo, de modo que para la utilización del servicio de SIMEON, el Cliente y sus Usuarios deben leer, comprender y aceptar la nueva versión de los Términos y Condiciones de Uso. Se entenderá que el Cliente y sus Usuarios han aceptado los Términos y Condiciones de Uso si hace utilización de los servicios de cualquiera de los aplicativos o funcionalidades de SIMEON y/o con el pago de la factura del servicio.

En caso de no aceptar los Términos y Condiciones de Uso del servicio, el Cliente y sus Usuarios no pueden ni deben hacer uso del software SIMEON.

4. Modificación Términos y Condiciones de Uso

ITERA con el propósito de mejorar los servicios que ofrece, podrá modificar los Términos y Condiciones de Uso, advirtiendo a los Clientes la versión final que se expide y la necesidad de actualizar la precedente.

La actualización o modificación será dado a conocer a través de las plataformas y/o página web www.simeon.com.co a todos los Usuarios, indicándoles además la versión que entrará a operar y la que será sustituida por ésta.

Los Términos y Condiciones de Uso vigentes anulan y sustituyen todas las versiones anteriores desde la fecha en que entra a operar.

ITERA no aceptará solicitudes para modificación de estos Términos y Condiciones de Uso generales, en la medida que son uniformes para todos los Clientes y Usuarios del software SIMEON.

5. Servicio y Funcionamiento de SIMEON

La Plataforma web www.simeonips.com y www.simeonempresarial.com, permite a Los Clientes administrar de manera ágil y segura los datos relacionados con las Historias Clínicas Ocupacionales y generar reportes estadísticos de las atenciones realizadas.

El servicio de SIMEON se realiza a través de una Licencia de Uso que se encuentra limitada al cifrado, transmisión, acceso y almacenamiento de datos.

SIMEON se limita a disponer para los Usuarios una serie de funcionalidades haciendo uso de interfaces interactivas (Acceso) donde ellos diligencian los formatos de Historia Clínica provistos por el software, de acuerdo al Plan de Servicio contratado, siendo que SIMEON recibe a través de canales de transmisión segura (Transmisión) la información diligenciada para luego almacenarla como una serie de datos (Almacenamiento) que manejan una codificación propia del sistema lo que impide una interpretación y/o manipulación directa de los mismos (Cifrado). En ningún caso, SIMEON almacena los formatos diligenciados como archivos PDF o extensión de archivo similar. El almacenamiento se limita a datos codificados y estructurados que únicamente son legibles y forman un contexto cuando a través de las interfaces del software se accede, para su lectura o descarga, a alguno de los formatos de historia clínica diligenciados anteriormente.

ITERA no presta ningún servicio de custodia y/o procedimientos de archivo de historias clínicas, y en consecuencia es el prestador de servicios de salud, el directo responsable de custodiar la Historia Clínica y de cumplir con los requisitos y procedimientos de archivo, ordenados en la Resolución 1995 de 1999, Resolución 2346 de 2007, Resolución 1918 de 2009, Resolución 839 del 23 de marzo de 2017 expedida por el Ministerio de Salud y demás normas que regulen la materia, por lo que tendrá a su cargo generar y descargar, en archivos comprimidos (formato zip), las Copias de Seguridad de Contenido de todos los formatos de Historia Clínica que haya diligenciado y cerrado a través del software SIMEON; utilizando para ello la función de Copias de Seguridad de Contenido dispuesta en la Plataforma de acuerdo al Manual de Referencia.

Para usar el servicio, el Cliente deberá seguir con el procedimiento que a continuación se detalla.

5.1. Firma Contrato de Licenciamiento de Uso de Software

Una vez el Cliente opte por un Plan de Servicio, ITERA le autorizará al Cliente la utilización del programa informático mediante el acceso en línea a través de la dirección web que El Proveedor facilitará una vez suscriban el contrato de licenciamiento de Uso del Software SIMEON, para ello se procederá con los siguientes pasos:

El Paso 1, se le solicitará al Cliente los siguientes documentos: 1) Registro único Tributario (RUT), 2) Certificado de la Cámara de Comercio y, 3) fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante legal, cuando es persona jurídica.

Posteriormente, el Paso 2,  ITERA realiza el Contrato de licenciamiento de uso del Software SIMEON donde se especifican las condiciones de licencia de uso del Software.

Paso 3, Dentro del Contrato de Licenciamiento de Uso se encontrará el enlace (hipervínculo) que indica al Cliente donde podrá leer el documento -términos y condiciones de uso de SIMEON-.

Paso 4, Una vez el Cliente firma el contrato y acepta los términos y condiciones, se genera la correspondiente factura por concepto de “Activación del Sistema”. Cuando el valor acordado sea cancelado, se procederá con la configuración del Software.

5.2. Configuración del Software

Paso 1, ITERA le solicitará al Cliente que suministre información de los Usuarios que tendrán acceso al sistema. El Cliente deberá indicar: 1)Nombres y apellidos completos de los Usuarios, 2)cargo, 3)fecha de nacimiento, 4)correo electrónico, y 5) Teléfono.

Adicionalmente deberá indicar, 6)número de su registro profesional y número de licencia ocupacional, para los Usuarios Profesionales de la salud. Desde este momento, el Cliente y los Usuarios autorizan a ITERA al uso de sus datos personales, de conformidad con las políticas de uso de datos personales. No obstante el Cliente debe asegurarse de obtener la autorización del tratamiento de datos personales de los usuarios que son relacionados ante ITERA, así mismo proveer las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para proteger la información personal de los titulares.

El Cliente se hace responsable de instruir a los Usuarios sobre la correcta utilización del software, y se compromete velar por el buen uso del mismo.

Posteriormente, Paso 2, ITERA con dicha información crea los accesos al sistema y procede a enviar al correo electrónico registrado previamente por el Cliente, el login y contraseña de cada usuario.

El Cliente es el directamente responsable de entregar formalmente a los Usuarios que tendrán acceso a las Plataformas, la información de acceso suministrada por ITERA.

Paso 3, el Usuario una vez cuente con su clave, tendrá la obligación de modificar la misma al momento de ingresar por primera vez al sistema. La contraseña será personal, intransferible y confidencial. El Usuario se hace responsable del uso confidencial, personal e intransferible de la contraseña hasta el momento en que sea efectivamente notificado de su difusión o acceso por terceros ajenos a SIMEON, sin perjuicio de cumplir con la obligación de actualizarlas a través de la Plataforma.

El Usuario tendrá acceso solo a las funciones definidas para su perfil de usuario y cargo. Se recomienda, que antes de iniciar con el registro de historias clínicas, actualizar la información personal, registrar firmas y cambiar contraseña.

Es requisito necesario para el trámite de registro, que el Usuario asocie un correo electrónico de uso personal por el cual pueda recuperar su Login o contraseña de seguridad cuando fuere del caso. En el caso del Usuario olvidar la contraseña, ITERA generará una nueva, la cual será enviada directamente al correo personal del Usuario.

El Cliente podrá solicitar o revocar accesos para sus empleados y para sus empresas Clientes. En ambas circunstancias, deberá informar a ITERA lo más pronto posible para desactivar el acceso correspondiente.

Al registrarse en la Plataforma el Cliente debe proporcionar sólo información verdadera, exacta y completa. ITERA en ningún momento es responsable por la veracidad y coincidencia de los datos suministrados por el Cliente.

ITERA podrá proceder a realizar una validación de la información ingresada por el Cliente en las siguientes entidades: Procuraduría, Datacrédito y RUNT; y podrá sin motivar las razones, rechazar el registro del Cliente a la Plataforma.

El Cliente responderá, en cualquier caso, de la veracidad de los datos facilitados, reservándose ITERA el derecho a excluir de los servicios registrados a todo Cliente que haya facilitado datos falsos, sin perjuicio de las demás acciones legales. ITERA no se responsabiliza de la veracidad y exactitud de los datos suministrados por el Cliente.

6. Obligaciones y deberes de El Cliente

  • Suscribir el contrato de licenciamiento de uso del Software SIMEON. El Cliente se compromete a revisar y aceptar previamente el contrato y los presentes términos y condiciones de uso. En caso que el Cliente no acepte o rechace expresamente los presentes términos y condiciones de uso, no estará obligado a contratar el servicio, pero ITERA tampoco estará obligado a prestar los servicios contratados, ni prestar servicio alguno.
  • Enviar toda la información de los Usuarios que tendrán acceso a SIMEON.
  • Asegurarse de obtener la autorización para el tratamiento de datos personales de los Usuarios que tendrán acceso al Software, y proveer las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para proteger la información personal de los titulares.
  • Informar a ITERA en el menor tiempo posible si hay cambios en el personal o en las empresas Clientes, para poder desactivar el acceso.
  • Brindar información veraz, exacta y completa.
  • El Cliente se obliga a informar a sus usuarios la importancia en el cambio oportuno y periódico de su clave de acceso.
  • Pagar el valor de la remuneración acordada y en los términos establecidos previamente en el contrato de licencia de uso del software.
  • El Cliente se responsabiliza de toda la información que se gestione en SIMEON.
  • El Cliente se compromete a realizar un uso adecuado y lícito del Software, según lo ordenado en la normatividad vigente relacionada con la Protección de Datos Personales, manejo y custodia de Historia Clínica.
  • Facilitar acceso a la información que sea necesaria, de manera adecuada y oportuna, para la debida ejecución del objeto del contrato de licencia de uso de software.
  • Se obliga a cumplir con lo estipulado en las cláusulas y condiciones previstas en el contrato de licencia de uso de software.
  • El Cliente, como prestador de servicios de salud, es el directo responsable de custodiar la Historia Clínica y de cumplir con los requisitos y procedimientos de archivo, ordenados en la Resolución 1995 de 1999, Resolución 2346 de 2007, Resolución 1918 de 2009, Resolución 839 del 23 de marzo de 2017 expedida por el Ministerio de Salud y demás normas que regulen la materia. Señalado lo anterior, la pérdida o extravío de información correspondiente a Historias Clínicas o demás documentos de los pacientes atendidos por El Cliente, y registrados en el software; pérdida o extravío que sea producto de eventos de fuerza mayor o caso fortuito, fallo de los servidores contratados por el Proveedor, o violaciones a sus códigos de seguridad por parte de terceros malintencionados, no se le podrá atribuir o señalar como responsable al Proveedor, por consiguiente, no se podrá hacer exigible su recuperación o pago de posibles daños o perjuicios por ello.
  • El Cliente, es quien está obligado a generar y descargar, en archivos comprimidos (formato ZIP), las Copias de Seguridad de Contenido de todos los formatos de Historia Clínica, habilitados en el Plan de Servicio contratado, que haya diligenciado y cerrado a través del Software, siguiendo para ello las indicaciones descritas en el Manual de referencia.
  • Hacer un uso adecuado de los usuarios y claves. Así como velar por el buen uso del software por parte de los diferentes usuarios. Toda acción que se realice a través de este usuario es de entera responsabilidad del Cliente. El Proveedor no será responsable por el uso inadecuado del Software por parte de los usuarios autorizados por el Cliente.
  • Notificar inmediatamente a ITERA de cualquier anomalía en el funcionamiento de SIMEON.
  • Contar con planes de contingencia que le permitan afrontar posibles interrupciones que se puedan presentar con el servicio de SIMEON.
  • Mantener una conexión de internet de banda ancha que permita una buena y estable conectividad con el Software.
  • Permitir al personal de ITERA la realización de las actividades propias de los servicios de seguimiento, mantenimiento o garantía, aun si es necesario suspendiendo temporalmente el servicio.
  • Mantener total confidencialidad y reserva de toda la información que sea conocida con ocasión al contrato de licencia de uso de software.
  • Velar porque sus socios o accionistas, administradores, representantes, empleados, contratistas o intermediarios no antepongan intereses personales en el desarrollo de la relación comercial. En ese sentido, deberá abstenerse de realizar cualquier conducta que atente contra la transparencia. Asimismo, se abstendrá de ofrecer incentivos, atenciones, cortesías u obsequios a empleados y/o funcionarios de la otra Parte que puedan potencialmente comprometer su independencia en la toma de decisiones. Es obligación del Cliente poner en conocimiento del otro cualquier indicio o evidencia que vincule o pueda vincular a sus socios o accionistas, administradores, representantes, empleados, contratistas o intermediarios en estas u otras conductas que afecten los intereses de ITERA.

6.1. Copias de Seguridad de Contenidos

El Cliente es el directo responsable de la custodia de la historia clínica y procedimientos de archivo de ésta, en consecuencia tiene a su cargo generar y descargar, en archivos comprimidos (formato ZIP), las Copias de Seguridad de Contenido de todos los formatos de Historia Clínica, habilitados en el Plan de Servicio contratado, que haya diligenciado y cerrado a través del software SIMEON; utilizando para ello la función de Copias de Seguridad de Contenido dispuesta en la Plataforma de acuerdo al Manual de Referencia.

No hacen parte de las Copias de Seguridad de Contenido los siguientes:

  • Los formatos clínicos inconclusos o que se encuentren en proceso.
  • Los archivos que el Cliente haya registrado en el software como archivo adjunto a través de alguna de las funciones dispuestas para tal fin.
  • Ordenes de Servicio.
  • Listados, Informes y/o Reportes estadísticos de la información gestionada en el Software.

6.2. Obligaciones y Deberes de El Usuario

El Usuario tiene las siguientes obligaciones impuestas por las leyes y regulaciones aplicables:

  • Modificar la clave que le es suministrada al momento de ingresar al sistema. 
  • La clave de acceso es de uso personal e intransferible y no puede ser compartida y/o usada por persona diferente al titular del acceso.
  • No esta permitido ingresar a SIMEON de manera simultanea desde el mismo y/o diferentes navegadores (browser).
  • No esta permitido abrir SIMEON de manera simultanea en varias ventanas del navegador web. Esto puede ocasionar pérdida de información.
  • El Usuario se hace responsable del uso confidencial, personal e intransferible de la contraseña hasta el momento en que sea efectivamente notificado de su difusión o acceso por terceros ajenos a SIMEON, sin perjuicio de cumplir con la obligación de actualizarlas a través de la Plataforma.
  • Aceptar los presentes términos y condiciones del Servicio. En caso de no aceptar los Términos y Condiciones del servicio, el Usuario no puede ni debe hacer uso del software SIMEON.
  • Autorizar a ITERA a utilizar sus datos personales de acuerdo con las políticas de tratamiento de información.
  • Los usuarios autorizados por el Cliente tienen plena y exclusiva responsabilidad del uso y manejo de la información que registran en el Software.

6.3. Prohibiciones de El Cliente

El Cliente no podrá realizar las siguientes actividades y además serán causales de indemnización a favor del Proveedor de acuerdo con el contrato de licencia de uso de software que suscriben las partes.

  • Acceder al Servicio si es un competidor directo del Proveedor, salvo con el consentimiento previo por escrito del mismo. Así mismo, no podrá acceder al Servicio con fines de supervisión de disponibilidad, rendimiento o funcionalidad u otros fines competitivos o de punto de referencia.
  • Conceder la licencia, sublicenciar, vender, revender, transferir, asignar, distribuir o explotar comercialmente de cualquier otra manera o poner a disposición de terceros el Servicio o el Contenido.
  • Modificar o realizar trabajos derivados basados en el Servicio o Contenido.
  • Realizar ingeniería inversa o acceder al Servicio para:
    • Crear un producto o servicio competitivo.
    • Crear un producto utilizando ideas, características, funciones o gráficos similares a los del Servicio.
  • Permitir que las claves de acceso de sus usuarios autorizados sean compartidas y/o usadas por persona diferente al titular del acceso.
  • Una vez finalizado el servicio de licenciamiento de uso del Software, el Cliente ya no dispondrá de derechos para hacer uso de SIMEON ni de los servicios asociados.

En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en los Términos y Condiciones, ITERA dará por terminado el contrato de licencia de uso del software SIMEON. Y podrá iniciar acciones legales por responsabilidad civil contractual o extracontractual.

7. Obligaciones del Proveedor: ITERA

  • En su condición de titular de los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre el software, autoriza al Cliente la utilización del programa informático, para operar bajo la modalidad de Software como Servicio (SaaS), mediante el acceso en línea una vez sea firmado el contrato de licencia de uso de SIMEON.
  • Facilitar el acceso al Manual de Referencia de Usuario.
  • Entregar al Cliente de forma oportuna la factura, de acuerdo con lo establecido en el contrato de licencia de uso de SIMEON.
  • Otorgar el login y las claves de acceso de acuerdo con el plan de servicio contratado.
  • Garantizar la funcionalidad del software contratado, siempre y cuando se haga la utilización del mismo conforme a las especificaciones técnicas y condiciones de uso establecidas en el Manual de Referencia y a los Términos y Condiciones de Uso.
  • Prestar el servicio de soporte (mesa de ayuda) hasta por diez (10) horas mensuales no acumulativas. Servicio que se prestará vía telefónica o por canales digitales y que permitirá al Cliente identificar y corregir, por sí solo, los problemas o eventualidades que afecten el uso o funcionamiento del Software. El servicio de soporte se prestará de lunes a viernes desde las 8:00am a 12:00m y de 2:00 a 5:00 pm GMT-5 (Hora Colombia), y de acuerdo con la disponibilidad del Proveedor. Como regla, el Proveedor no prestará servicios de soporte de otro(s) sistema(s) de software o hardware que no sean el objeto del contrato de licencia de uso de SIMEON, firmado entre el Cliente y el Proveedor. ITERA se reserva la facultad de modificar los horarios establecidos.
  • Realizar la capacitación respecto a la forma correcta de utilización de SIMEON, de acuerdo al plan de servicio contratado. Las capacitaciones se realizarán de forma virtual de acuerdo con disponibilidad del Proveedor y por el número de horas acordadas en el contrato de licencia de uso. Las capacitaciones adicionales a las señaladas, serán cotizadas por el Proveedor de acuerdo con los nuevos requerimientos del Cliente.
  • Las condiciones de las capacitaciones, como fecha y cantidad de personas, será fijada de mutuo acuerdo en la primera semana de vigencia del contrato de licencia de uso de SIMEON. Superada la primera semana y en caso de no haberse realizado las capacitaciones, se podrá fijar un nuevo cronograma condicionado al valor de hora de capacitación establecido en el contrato de licencia de uso de SIMEON.
  • Notificar al Cliente de manera escrita los incrementos de la tarifa que se realizan antes del 1 de enero de cada año.
  • Eliminar toda la información del Cliente, una vez se dé por terminado el contrato.
  • Mantener total confidencialidad y reserva de toda la información que sea suministrada por el Cliente con ocasión al contrato de licencia de uso de software.
  • Ejecutar todos los mecanismos que estén a su razonable alcance para la protección de la información suministrada por el Cliente.
  • Velar porque sus socios o accionistas, administradores, representantes, empleados, contratistas o intermediarios no antepongan intereses personales en el desarrollo de la relación comercial. En ese sentido, deberá abstenerse de realizar cualquier conducta que atente contra la transparencia.

7.1. Extensiones, mejoras y modificaciones al Software

A su sola elección, el Proveedor, suministrará al Cliente las extensiones, mejoras y otras modificaciones que realice o añada al Software SIMEON sin costo alguno.

El PROVEEDOR podrá suspender o cancelar en cualquier momento funciones del software cuando a su criterio se estén realizando operaciones peligrosas, ilegales o inadecuadas, en contraindicación del correcto uso del sistema, y que pongan o puedan poner en riesgo la operación de la plataforma o la información de los demás usuarios del sistema, y/o de terceros.

7.2. Disponibilidad del servicio

  • SIMEON se integra con Proveedores de servicios de computación en la nube de reconocimiento mundial, permitiendo al sistema manejar tiempos de respuesta adecuados, optimización en el uso de recursos tecnológicos y una gestión de información confiable y segura.
  • De acuerdo al Plan de Servicio contratado y pagado, el Cliente recibirá una disponibilidad de 99.0% del tiempo de funcionamiento en un año dado, entendiéndose esta disponibilidad como el tiempo que el servicio estará habilitado para el uso general por parte de los usuarios autorizados.
  • Son excluidos del cálculo de disponibilidad y de cualquier tipo de garantía los tiempos en que el sistema esté por fuera de línea debido a:
  • Suspensiones por fuerza mayor o que hayan sido por motivos de Mantenimientos Programados e informadas con antelación;
  • Factores o eventos considerados como fuerza mayor o ajenos al control de ITERA, que lo afecten directamente o a alguno de sus Proveedores, que le  impidan cumplir con la prestación del servicio y ejecución del contrato;
  • Fallas por parte del Cliente en su hardware, software, servicio de internet, equipos o canal de comunicaciones;
  • Acciones por parte de los Usuarios autorizados por el Cliente, con su cuenta de acceso y clave, que generen alguna indisponibilidad del servicio;
  • Acciones de ataques cibernéticos (hackers), malware, virus, cookies, virus defectuosos, etc.;
  • Un ingreso inadecuado o erróneo de la información al no seguir las instrucciones provistas por ITERA en su Manual de Referencia;
  • El servicio puede estar sujeto a otras limitaciones como, por ejemplo, límites en el espacio de almacenamiento de Archivos Adjuntos subidos (uploaded) por los Usuarios, volúmenes de transacciones y/o consultas al sistema, caídas del sistema por parte de nuestros proveedores de infraestructura o hosting y otros casos no expresamente señalados ahora.

ITERA, a través de sus proveedores de infraestructura tecnológica, ejecuta todos los mecanismos que estén a su razonable alcance para la protección de la información suministrada por el Cliente. No obstante, ello no releva al Cliente de contar con sus propios sistemas o dispositivos de seguridad y archivo de la información.

7.3. Mantenimientos programados

ITERA se reserva la facultad de suspender el acceso al servicio para la realización de mantenimientos programados de SIMEON, sin que se considere falla en la prestación del servicio. Para ello, se procederá con la notificación al Cliente del horario y fecha de la suspensión. Se procurará la realización de estos mantenimientos en horas de la noche o de poco tráfico o días no hábiles.

8. Políticas de seguridad y de información

El Cliente reconoce y acepta que los sistemas basados en la informática no son infalibles a posibles fallas, daños, virus, ataques cibernéticos y/o manipulaciones no legales; todos estos son riesgos intrínsecos a los servicios apoyados en la tecnología. Pese a lo anterior, el Proveedor hace todo lo que está a su razonable alcance y pone su mayor empeño para prevenir la ocurrencia de dichos riesgos, no obstante, no puede garantizar la eliminación total de los mismos en la prestación de sus servicios.

Para asegurar la privacidad, protección y conservación de la información registrada en la base de datos del software, y dar cumplimiento al Artículo 18 de la Resolución 1995 de 1999, ha incorporado procesos de validación de la información, registros de auditoría informática y copias de seguridad de contenidos; entre estas medidas se encuentran:

  • SIMEON se integra con Proveedores de servicios de computación en la nube de reconocimiento mundial, permitiendo al sistema manejar tiempos de respuesta adecuados, optimización en el uso de recursos tecnológicos y una gestión de información confiable y segura.
  • Transmisión de información a través de un canal cifrado (HTTPS).
  • Para acceso al sistema y a las funciones del mismo, SIMEON maneja validación de usuarios a través de login, password y código captcha.
  • Cada usuario se asocia a un Perfil de Usuario provisto de un menú de funciones predeterminadas de acuerdo a su cargo en la empresa.
  • SIMEON maneja Archivos de Auditoría Informática en los cuales se registra minuto a minuto los comandos de ingreso/modificación de información que realiza cada usuario del sistema.
  • SIMEON dispone de una función para generar y descargar Copias de Seguridad de Contenido de los formatos de Historia Clínica, habilitados en el Plan de Servicio contratado, diligenciados y cerrados a través del sistema. Lo anterior le permite al Prestador de Servicios de Salud, el Cliente, descargar su información para realizar custodia de la historia clínica y los procedimientos de archivo de la misma.
  • La información de las Historias Clínicas se almacena en repositorios de datos donde cada campo de información maneja una codificación propia del sistema lo que impide la interpretación y manipulación de los datos por parte de los usuarios del sistema.
  • SIMEON no maneja comandos para borrar Historias Clínicas, los datos siempre quedan almacenados en el repositorio de datos.
  • Los archivos adjuntos de las Historias Clínicas no se almacenan en los repositorios de datos de SIMEON porque no son datos digitados directamente en el sistema. El manejo de archivos adjuntos es solo un proceso para facilitar al profesional médico la lectura de esta información, por lo tanto no hacen parte de las copias de respaldo del sistema.

ITERA adoptará, dentro de su razonable alcance,  las medidas para resguardar la seguridad o protección de los datos y de la contraseña secreta del Usuario. En caso de detectarse cambios en la información registrada en el sistema, o ante cualquier irregularidad o simplemente como medida de protección a la identidad, ITERA podrá contactarse con el Cliente por vía telefónica o correo electrónico, a fin de corroborar los cambios e intentar evitar posibles fraudes.

La plataforma estará accesible a los Usuarios, las veinticuatro (24) horas de cada día de la semana, salvo en los caso de suspensión, mal funcionamiento o mantenimientos programados, ITERA procederá a desplegar las acciones que sean necesarias para restablecer el servicio y su funcionalidad.

ITERA no se hace responsable por las suspensiones del servicio cuando obedezcan a fuerza mayor o caso fortuito o cuando obedezca a circunstancias técnicas de mantenimiento, actualización o mejoramiento de la Plataforma y demás que impliquen para los Clientes mejores servicios.

El Proveedor por cuenta propia no modifica, adiciona y/o elimina la información registrada por los usuarios del Cliente, estas operaciones y cualquier otra relacionada las realizan exclusivamente los usuarios del Cliente a través de las funcionalidades habilitadas en el Software.

9. Condición de los servicios

9.1. Enlace

La plataforma de servicios que provee ITERA, integra los sitios web www.simeonips.com y www.simeonempresarial.com, a través de los cuales el Usuario podrá ingresar a su cuenta para registrar historias clínicas y generar reportes estadísticos de forma ágil, evitando procesos manuales.

Es 100% online, permite total disponibilidad y soporte en cualquier lugar y desde cualquier tipo de dispositivo.

9.2. Planes de Servicio

SIMEON dispuesto por ITERA brinda al Cliente diferentes planes de servicio que se adecuan a las necesidades particulares de cada Cliente. A discreción de ITERA se podrán realizar modificaciones a los planes de servicio en el momento en que lo considere.

Los planes podrán ser visualizados en la página web: www.simeon.com.co. A través de dicho link, la persona interesada podrá solicitar una cotización y posteriormente será contactado para la respectiva asesoría personalizada.

Se entenderá que los servicios a prestar serán acordes a las limitaciones del plan del servicio elegido por el Cliente.

El Cliente, pagará el valor definido como activación y mensualidad a favor del Proveedor, previa presentación de la factura de venta con los requisitos de Ley. Si en el transcurso del contrato de licencia de uso de software, EL Cliente desea pasar a un plan de servicio de mayor costo, sólo cancelará el excedente del pago de activación y a partir de esa fecha las mensualidades serán las correspondientes al nuevo  plan de servicio; por el contrario, si el Cliente decide cambiar a un plan de servicio de menor costo, el Proveedor no realizará reintegro alguno de los valores ya cancelados. El Cliente también podrá solicitar Usuarios adicionales en cualquier momento, cancelando un valor adicional establecido en el respectivo contrato.

9.3. Contrato de licencia de uso de Software

SIMEON y la  Plataforma, su contenido son propiedad de ITERA. El Cliente de la Plataforma adquiere una licencia limitada, no exclusiva, no transferible, no sub-licenciable y revocable para que utilice el servicio de SIMEON. Esta Licencia Permanecerá vigente hasta que el Cliente o ITERA la cancelen.

ITERA provee a los Clientes, un contrato de licencia de uso del Software SIMEON, a través del cual, ITERA, como único titular sobre los derechos de propiedad intelectual e industrial de SIMEON, le otorga una licencia de uso del mismo al Cliente, a través del cual lo autoriza a la utilización del programa informático, mediante el acceso en línea a través de la dirección web que el Proveedor facilitará una vez sea suscrito el Contrato de Licencia. El Proveedor otorgará los Usuarios y Claves de acceso de acuerdo con el Plan de Servicio contratado, las cuales serán de uso exclusivo e intransferible de los colaboradores designados por El Cliente, los cuales le permitirán la administración y uso del sistema.

La licencia de uso que se otorga se encuentra limitada al cifrado, transmisión, acceso y almacenamiento de datos, y no incluye para el Proveedor la obligación de permitir el acceso al código fuente del Software. SIMEON se limita a disponer para los Usuarios una serie de funcionalidades haciendo uso de interfaces interactivas (Acceso) donde ellos diligencian los formatos de Historia Clínica, habilitados en el Plan de Servicio contratado, provistos por el software, siendo que SIMEON recibe a través de canales de transmisión segura (Transmisión) la información diligenciada para luego almacenarla como una serie de datos (Almacenamiento) que manejan una codificación propia del sistema lo que impide una interpretación y/o manipulación directa de los mismos (Cifrado). En ningún caso, SIMEON almacena los formatos diligenciados como archivos PDF o extensión de archivo similar. El almacenamiento se limita a datos codificados y estructurados que únicamente son legibles y forman un contexto cuando a través de las interfaces del software se accede a alguno de los formatos de historia clínica diligenciados anteriormente para su lectura o descarga del sistema.

ITERA no presta ningún servicio de custodia y/o archivo de historias clínicas, y en consecuencia es el prestador de servicios de salud, el directo responsable de custodiar la Historia Clínica y de cumplir con los requisitos y procedimientos de archivo, ordenados en la Resolución 1995 de 1999, Resolución 2346 de 2007, Resolución 1918 de 2009, Resolución 839 del 23 de marzo de 2017 expedida por el Ministerio de Salud y demás normas que regulen la materia, por lo que tendrá a su cargo generar y descargar, en archivos comprimidos (formato zip), las Copias de Seguridad de Contenido de todos los formatos de Historia Clínica, habilitados en el Plan de Servicio contratado, que haya diligenciado y cerrado a través del software SIMEON; utilizando para ello la función de Copias de Seguridad de Contenido dispuesta en la Plataforma de acuerdo al Manual de Referencia.

Los servicios se prestarán acordes a las limitaciones del Plan de Servicio elegido por el Cliente y a las cláusulas del contrato.

En dicho contrato quedan establecidas las condiciones de uso del Software, las obligaciones de la partes, el valor acordado y otros conceptos. Solo una vez sea firmado el mismo por las partes, ITERA generará la factura por concepto de activación del sistema.

El Cliente, con su firma, acepta que comprende las implicaciones del contrato, así como acepta los presentes términos y condiciones.

9.4. Manual de Referencia de Usuario

Está disponible desde el menú de funciones que tiene cada usuario cuando ingresa al sistema. Allí encontrarás las especificaciones técnicas y condiciones de uso del Software, así como videos explicativos de apoyo.

9.5. Funciones y/o servicios no prestados

  • La funcionalidad de SIMEON para Adjuntar Archivos a las Historias Clínicas no está diseñada ni pretende prestar funciones y/o servicios como las de un servicio de almacenamiento de archivos en la nube (cloud storage); por lo tanto los archivos subidos permanecerán almacenados en la Plataforma de SIMEON hasta por cuatro (4) meses, superado este tiempo serán destruidos automáticamente.
    El manejo de archivos adjuntos es solo un proceso para facilitar al profesional médico la lectura y la transcripción del resultado dentro de la historia clínica, por lo tanto no hacen parte de las copias de respaldo del sistema.
  • SIMEON no está diseñado para prestar funciones y/o servicios como las de un software contable; por lo tanto, las funcionalidades provistas para gestión de información relacionada con venta de servicios, que realiza el Cliente, no reemplazan o suplen los procesos complejos que ejecuta un software contable.
  • ITERA a través del servicio de SIMEON no es responsable de Custodiar ni de realizar los procedimientos de archivo de Historia Clínica ordenados en la normatividad expedida por el Ministerio de Salud. El Cliente, como prestador de servicios de salud, es el directo responsable de custodiar la Historia Clínica y de cumplir con los requisitos y procedimientos de archivo.

9.6. Medio y Condiciones de Pago

El Cliente deberá pagar al Proveedor el valor correspiente a la activación más la mensualidad correspondiente al Plan de Servicio elegido antes de impuestos.

La forma de pago del plan del servicio se hará mediante consignación o transferencia a la cuenta bancaria definida por El Proveedor, previa presentación de la factura de venta con los requisitos de Ley.

9.6.1. Tiempos relativos a la factura

Proveedor: Presentará la factura de venta al Cliente con el valor de la mensualidad dentro del plazo establecido en el contrato de licencia de uso de software, donde se consagrará los productos que serán entregados en el mismo mes, definiendo que el pago se realiza mensualmente y de manera anticipada; continuando así cada mes de manera ininterrumpida.

El Cliente: Realizará el pago de la factura en el término establecido en el contrato de licencia de uso de software. Término que será contado a partir de la emisión de la factura o en el término establecido en el contrato de licencia de uso. Si el pago no se realiza y/o no se reporta oportunamente, el sistema se suspenderá de manera automática.

El no uso del sistema durante determinado periodo de tiempo por parte del Cliente, no es causal para suspender el proceso de facturación, aplicar descuentos y/o devoluciones del valor de la mensualidad y/o servicios adicionales contratados al Proveedor.

9.6.2. Valor a pagar con la firma del contrato de licencia de uso

La factura con el valor de activación y la primera mensualidad se generan a la firma del contrato para pago de inmediato y por anticipado, con el fin de dar inicio al proceso de activación que se realizará en un máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la entrega de la información para crear los accesos por parte del Cliente.

9.6.3. Incrementos

Las tarifas estipuladas tendrán un incremento cada primero (1) de Enero. El incremento será establecido de forma unilateral por el Proveedor y notificado al Cliente de manera escrita con anticipación mínima de veinte (20) días calendario a la emisión de la factura; El Cliente por su parte tendrá libertad de aceptar el incremento o informar la terminación del contrato de licencia de uso de software, sin que esto implique pago de indemnización alguna.

9.6.4. Usuarios adicionales

El Cliente también podrá solicitar Usuarios adicionales en cualquier momento, los cuales tendrán un costo adicional, cuyo valor será fijado en el contrato de licencia de uso del software.

La solicitud, vía correo electrónico, para creación de un Usuario adicional se debe realizar con mínimo un (1) día hábil de antelación a la activación del Usuario. La solicitud debe contener la información mínima requerida para la creación del Usuario, tal como se indica en el Paso 1 del Ítem Configuración del Software del presente documento.

Los accesos adicionales se facturan en un máximo de tres (3) días hábiles contados a partir de la activación del acceso, para ser cancelados por parte del Cliente en un plazo máximo de cinco (5) días calendario; el no pago de las facturas por concepto de accesos adicionales es causal de suspensión del servicio, de igual manera no se crearán más accesos adicionales si existen facturas pendientes de pago por parte del Cliente.

9.6.5. Modificación extraordinaria

Teniendo en cuenta que el valor del contrato de licencia de uso de software se encuentra afectado por la fluctuación de moneda extranjera, esto es, del valor del dólar americano en Colombia en razón a la adquisición de servicios por el Proveedor en el extranjero para la ejecución del contrato, ITERA podrá modificar extraordinariamente su valor en el siguiente caso: Cuando la TRM del dólar americano en Colombia se haya incrementado en un porcentaje del 20% o más teniendo como referencia la TRM de la fecha de suscripción del contrato.  En este supuesto, el valor del contrato se incrementará en el porcentaje que exceda la fluctuación aceptable por el Proveedor, esto es, a partir del 20%. Ejemplo: Si el incremento de la TRM es del 21% en relación a la TRM de la fecha de suscripción del contrato, el valor del contrato se incrementará en un 1% y así sucesivamente. Cuando ello ocurra, las PARTES acuerdan que el Proveedor notificará al Cliente de dicho incremento e iniciará el cobro del nuevo valor a partir de la factura siguiente que deba expedir el Proveedor.

9.7. Cambio de usuarios

El Cliente también podrá solicitar cambio de los accesos entre los Usuarios autorizados en cualquier momento. Sólo se permite realizar hasta dos (2) cambios mensuales no acumulativos para un mismo usuario.

La solicitud, vía correo electrónico, para este cambio de Usuario se debe realizar con mínimo un (1) día hábil de antelación a la activación del Usuario. La solicitud debe contener la información mínima requerida para la creación del Usuario, tal como se indica en el Paso 1 del Ítem Configuración del Software del presente documento.

9.8. Retraso en el pago

Si el pago no se realiza y/o no se reporta oportunamente, el sistema se suspenderá de manera automática.

Para el restablecimiento de servicio, el Cliente deberá cancelar el saldo de las facturas pendientes, más un valor adicional correspondiente a la reactivación del servicio establecido en el Contrato de Licencia. Dicho valor podrá ser modificado en cualquier momento por ITERA, previa notificación a los Clientes.

9.9. Cargas

Sobre los valores antes mencionados se practicarán los impuestos (IVA) y los descuentos que por ley deban hacerse.

9.10. Duración del contrato de licencia de uso de software

El término será el establecido en el contrato de licencia de uso de software, no obstante, dicho contrato no obliga al Cliente a una permanencia mínima,  por lo tanto podrá ser terminado por cualquiera de las partes previa notificación por escrito, de acuerdo al término fijado en el contrato, sin que ello implique pago de indemnización de ninguna naturaleza por las partes.

Si vencido el plazo establecido para la ejecución del contrato de licencia de uso ninguna de las partes manifiesta su deseo de darlo por terminado, el contrato será renovado automáticamente, por el mismo periodo, con las tarifas vigentes para el respectivo año y bajo las mismas condiciones.

10. Terminación del contrato de licencia de uso del Software

El contrato de  licencia de uso del software SIMEON podrá ser terminado por cualquiera de las partes previa notificación por escrito, de acuerdo al término fijado en el contrato, sin que ello implique pago de indemnización de ninguna naturaleza por las partes. Así mismo, se puede dar por terminado si se llegare a presentar alguna de las causales establecidas en el contrato de licencia de uso suscrito por el Cliente y el Proveedor.

Así mismo, podrá darse por terminado por orden de autoridad, por mutuo acuerdo, por incumplimiento de las obligaciones por cualquiera de las partes, por violación de la obligación de confidencialidad.

Si la terminación del contrato se da por el incumplimiento de las obligaciones, restricciones o confidencialidad, la parte afectada tiene la facultad de reclamar el pago de una indemnización, de acuerdo con lo establecido en el contrato de licencia de uso de software.

El Proveedor terminará el contrato unilateralmente por el no pago de la factura de uso del servicio de Software por más de dos meses continuos.

10.1. Terminación por fuerza mayor o caso fortuito

Si las causas son atribuibles a fuerza mayor o caso fortuito, es decir, que no dependan o se sujeten a acciones u omisiones a cargo del Cliente o el Proveedor, no habrá lugar a la imposición de sanción alguna.

11. Propiedad Intelectual e Industrial

El Proveedor es dueño exclusivo de la propiedad intelectual, propiedad industrial, invenciones, investigaciones, publicaciones, desarrollos de software o descubrimientos realizados con ocasión al desarrollo de las actividades objeto de su trabajo; por lo tanto no podrán ser objeto de copia, modificación, alteración, reproducción, adaptación o traducción por parte del Cliente o de un Usuario, y de cualquier sugerencia, idea, solicitud de mejora, comentario, recomendación o cualquier otra información que haya ofrecido el Cliente o cualquier otra parte relacionada con el Servicio.

Así mismo, todos los manuales de usos, textos, dibujos, gráficos, bases de datos, videos o soportes de audio conferidos o que complementan el software, la Tecnología, el Contenido y el Servicio contratado son propiedad del Proveedor y no pueden ser objeto de modificación, copia, alteración, reproducción, adaptación o traducción por parte del Cliente.

El Cliente accederá a facilitar, en caso de ser necesario, el cumplimiento oportuno de las correspondientes formalidades, y otorgará su firma o extenderá los poderes y documentos necesarios para efectos de propiedad intelectual de SIMEON, si se lo solicitare El Proveedor, sin que éste, quede obligado al pago de compensación alguna.

El Cliente no disputará o ayudará a disputar la propiedad o legitimidad de los derechos de propiedad intelectual e industrial del Proveedor incluyendo sin limitación alguna, todos los derechos de autor, patentes, marcas registradas, marcas de servicio y secretos comerciales del Proveedor.

11.1. Derechos de autor

ITERA, en cumplimiento de las disposiciones de Propiedad Intelectual y Derechos de Autor define que:

Toda la Información, diseño, creado, inventado, concebido, desarrollado o descubierto por ITERA como multimedia, programas fijos, invención, descubrimiento, mejora, desarrollo, instrumento, máquina, aparato, aplicación, diseño, trabajo de paternidad literario, logo, sistema, idea promocional, lista de clientes, necesidad del cliente, práctica, información de precios, procesos, pruebas, concepto, fórmulas, métodos, información de mercado, técnicas, secreto de fabricación, producto y/o la investigación relacionada con el desarrollo de investigación real o previsto, productos, organización, control de comercialización, publicidad, entre otros que esté sujeto a derechos de autor y se considera de propiedad de EL Proveedor, de acuerdo con la ley 23 de 1982 y la Decisión 351 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena.

El Cliente y el Usuario entienden y aceptan que es el dueño y responsable del contenido que carga en la plataforma, asume todas las consecuencias que se lleguen a generar y exime a ITERA de cualquier responsabilidad legal o de hecho, manteniéndolo indemne en todo momento (aún después de cancelada o terminada la cuenta del Cliente sin importar el motivo) ante cualquier reclamo de terceros.

El Cliente acepta que cuenta con la licencia de uso del Software SIMEON, y garantiza que no infringe los derechos de autor de terceros u otros derechos.

El Cliente y el Usuario se compromete a no cargar contenido que sea de cualquier manera ilegal o que si al momento de su publicación era legal, posteriormente haya sido declarado ilegal.

12. Restricciones de uso

Como condición para el uso del Software, el Cliente y el Usuario acepta y garantiza que:

  • No infringirá o violará los Términos y Condiciones ni el contrato de licencia de uso de software.
  • Posee la capacidad legal para aceptar estos Términos y Condiciones y formar un acuerdo vinculante en virtud de cualquier ley aplicable.
  • Comprometerse a utilizar SIMEON de conformidad con los presentes Términos y Condiciones, así como con el contrato de licencia de uso del software, y cumplir plenamente con sus obligaciones.
  • En el ejercicio de los Términos y Condiciones no violará ningún otro acuerdo en el que el Cliente esté obligado por disposición de cualquier ley, norma, reglamento, orden o sentencia judicial.
  • ITERA, sus directores, empleados, agentes y contratistas son independientes y no tiene relación laboral alguna con ningún Cliente o Usuario.

13. Garantía

La garantía que otorga El Proveedor corresponde a la idoneidad de El Software, la cual da derecho al Cliente a la corrección de errores que se presenten con relación a las funcionalidades del Software contratado. El Proveedor no garantiza que el Software y los servicios o las funcionalidades o materiales asociados se ajusten a las particularidades institucionales del Cliente o que su funcionamiento o uso no sufran interrupciones o que esté libre de errores o se correspondan con lo descrito en cualquier documentación.

Se entenderá como errores todos los posible defectos y fallos reproducibles que ocurran en El Software y que impidan funcionar de la manera descrita en el Manual de Referencia correspondiente y que no se deban a causas o circunstancias externas al Software o al mal uso hecho por el Usuario. Para estos casos, el Usuario debe informar inmediatamente a El Proveedor sobre la existencia de un error, junto con toda la descripción clara y especifica del proceso realizado que generó el error, entorno operativo y demás información relacionada que resulte relevante con el error, con el fin de permitir a El Proveedor identificar, aislar y reproducir el error para su corrección.

Como parte de la garantía, El Proveedor se compromete con El Cliente a dar cumplimiento a lo descrito en las Obligaciones del Proveedor y a las Políticas de seguridad y de información del presente documento.

13.1. Condiciones de la Garantía

  • El Proveedor garantiza únicamente la idoneidad de El Software, ya que no son objeto de su responsabilidad ni el manejo, ni la administración, ni la interpretación, ni el uso de la información, ni el uso de claves de usuarios, ni los sistemas operativos, ni la red, ni las aplicaciones o el(los) software desarrollado(s) por terceros que puedan interactuar o no con SIMEON, ni las bases de datos, ni el hardware, ni el proveedor de internet, ni en general los equipos o software del Cliente o del Usuario, ya que todos ellos son de la responsabilidad exclusiva del Usuario. El Cliente dispone de herramientas y funcionalidades que debe usar o administrar bajo sus propios criterios, sin hacer responsable a El Proveedor por el uso, el no uso, o el abuso que les den sus propios usuarios.
  • El Proveedor no garantiza que el Software y los servicios o las funcionalidades o materiales asociados se ajusten a las particularidades institucionales del Cliente.
  • Para la efectividad de la garantía el Cliente y sus Usuarios deberán cumplir con lo descrito en las Obligaciones y deberes de El Cliente y a todas las disposiciones establecidas en los presentes Términos y Condiciones de Uso, además de mantener vigente y a paz y salvo el contrato de Licencia de Uso. En caso de incumplimiento total o parcial de lo previsto en este numeral, El Proveedor puede dar por terminada la garantía y no estará obligado a prestar ningún servicio.
  • Si no está satisfecho con el Servicio, su único y exclusivo recurso es rescindir estos Términos y Condiciones de conformidad con el numeral Terminación del contrato de licencia de uso del Software.

14. Limitación de responsabilidad

EL USO DE LA PLATAFORMA Y DEL SOFTWARE ES RESPONSABILIDAD EXCLUSIVA DEL CLIENTE Y DEL USUARIO Y A SU PROPIO RIESGO.

ITERA NO SERÁ RESPONSABLE POR LOS DAÑOS Y PERJUICIOS QUE SURJAN DE CUALQUIER EVENTO A CAUSA DEL USO O IMPOSIBILIDAD DE USO DE LA PLATAFORMA O SOFTWARE SIMEON, INDEPENDIENTEMENTE DE SI ITERA HAYA SIDO ADVERTIDO DE LA POSIBILIDAD DE TALES DAÑOS Y PERJUICIOS.

El Software, sus funcionalidades y los posibles materiales y/o servicios asociados se proporcionan al Cliente «tal cual es» (“AS-IS”). El Proveedor no garantiza que el Software y los servicios o las funcionalidades o materiales asociados se ajusten a las particularidades institucionales del Cliente o que su funcionamiento o uso no sufran interrupciones o que esté libre de errores o se correspondan con lo descrito en cualquier documentación.

El Proveedor no será responsable por los daños del Software causados por virus, fallos eléctricos, daños del computador o manejo inadecuado y/o pérdida de información por parte del usuario. Tampoco quedarán cubiertos lo posibles fallos que se produzcan por deficiencias en las instalaciones del Cliente, averías en la red de su empresa, subidas de tensión eléctrica, falta de mantenimiento de los equipos y servidores informáticos, así como por todas aquellas anomalías que no sean directamente imputables al Proveedor.

El Cliente reconoce y acepta que los sistemas basados en la informática no son infalibles a posibles fallas, daños, virus, ataques cibernéticos y/o manipulaciones no legales; todos estos son riesgos intrínsecos a los servicios apoyados en la tecnología. Pese a lo anterior, el Proveedor hace todo lo que está a su razonable alcance y pone su mayor empeño para prevenir la ocurrencia de dichos riesgos, no obstante, no puede garantizar la eliminación total de los mismos en la prestación de sus servicios.

LAS LIMITACIONES Y LA RENUNCIA EN ESTE DOCUMENTO NO PRETENDEN LIMITAR LA RESPONSABILIDAD O ALTERAR LOS DERECHOS QUE EL CLIENTE COMO CONSUMIDOR TIENE Y QUE NO PUEDAN EXCLUIRSE SEGÚN LA LEY APLICABLE.

14.1. Responsabilidad del Cliente

Las claves de acceso generadas a los usuarios del Cliente, son de uso estrictamente personal e intransferible para cada usuario y toda acción que se realice a través de este usuario es de entera responsabilidad del Cliente. El Proveedor no será responsable de ninguna manera por el uso inadecuado del Software por parte de los usuarios habilitados del Cliente que ocasione pérdida, extravío, inexactitudes y/o errores en la información registrada, dado que los usuarios tienen completa autonomía en los procesos que ejecutan a través del Software, así como plena responsabilidad en el uso y manejo de la información que registran en el Software.

Por la naturaleza de los servicios que ofrece, El Proveedor se exonera de las responsabilidades y obligaciones propias de los prestadores de servicios de salud que hacen uso del Software.

El Proveedor no será responsable del incumplimiento de las obligaciones establecidas en el evento que tal incumplimiento sea debido a causas fuera de control tales como incendios, inundaciones, huelgas, desórdenes sociales, escasez de energía eléctrica, indisponibilidad o funcionamiento anómalo de redes de comunicaciones, violaciones a sus códigos de seguridad por parte de terceros malintencionados, accidentes, guerras, bloqueos, disturbios, insurrecciones o cualquier otro evento considerado como fuerza mayor que afecten directamente al Proveedor o a alguno de sus Proveedores que impidan al Proveedor cumplir con la prestación del servicio y ejecución del contrato.

El Proveedor no será responsable de reintegrar la información que el Cliente haya ingresado en el Software en caso de una pérdida de la información por una causa extraña no atribuible a El Proveedor, aún en el caso que el Cliente cuente con las copias de seguridad de contenido de todos los formatos que haya diligenciado y cerrado a través del Software, El Proveedor se exime de responsabilidad del reingreso de dicha información al Software. En caso que se requiera, el Proveedor enviará una nueva cotización al Cliente para realizar el reingreso de la información.

El Proveedor no podrá ser llamado a responder, de manera directa o solidaria, por malas prácticas ejercidas por parte de los profesionales de la salud y/o usuarios administrativos autorizados por El Cliente por cuenta de los procesos que realicen a través del Software.

14.2. Indemnidad de ITERA

El Cliente y sus usuarios acuerdan mantener exento al Proveedor de toda responsabilidad ante cualquier posible demanda civil, administrativa, comercial, laboral, lo mismo que denuncias penales, multas, sanciones, penalidades, reclamos, indemnizaciones o compensaciones. El tratamiento impropio o inadecuado de la información gestionada a través del Software será responsabilidad única y exclusiva de los usuarios autorizados por el Cliente, exonerando al Proveedor de cualquier tipo de responsabilidad que ello ocasione. La exención debida por el Cliente incluye cualquier costa judicial, honorarios de cualquier tipo a cualquier tipo de profesional, legales tanto procesales como extraprocesales incurridos. En cualquier suceso que se logre probar actuación u omisión del Proveedor contraria a las obligaciones, restricciones o confidencialidad del presente contrato y que derive en la indemnización al Cliente, la misma solo se hará hasta por el monto máximo del valor acordado en el Contrato de licencia de uso de software firmado entre las partes.

15. Autorización de recolección y tratamiento de datos.

ITERA respeta la privacidad del Cliente y los Usuarios. El Cliente tiene acceso a conocer las Políticas de Privacidad sobre el manejo de datos personales. Se entiende que el Cliente conoce y acepta las Políticas de Privacidad una vez registrado como Cliente en la plataforma.

Con el fin de dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, El Cliente manifiesta que fue notificado y entiende que los datos personales suministrados serán objeto de Tratamiento (cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales establecida por El Proveedor. Así mismo entiende que los fines por los cuales se solicitan sus datos personales, registros fotográficos y/o registro de firma corresponden a:

  1. El desarrollo de su objeto social;
  2. La ejecución de la relación contractual que los vincula,
  3. La celebración de acuerdos adicionales al presente contrato.
  4. La atención de solicitudes
  5. La generación de certificados y constancias
  6. Los reportes a autoridades de control y vigilancia,
  7. La adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas.
  8. Otros fines administrativos, comerciales y de contacto.

El Cliente manifiesta que los datos suministrados son ciertos, que no ha omitido ni alterado información alguna, y es consciente que la falsedad u omisión de datos puede generar consecuencias civiles, laborales y penales.

La autorización incluye el procesamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, actualización, transmisión y/o transferencia de los datos suministrados.

El Cliente ha sido informado de sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir, así como de la posibilidad de acceder en cualquier momento a los datos suministrados y el procedimiento para solicitar su corrección, actualización o supresión de las bases de datos del Proveedor.

El Proveedor teniendo en cuenta el estado de la tecnología, los datos almacenados y los riesgos a que puedan estar expuestos, ha adoptado dentro de su razonable alcance las medidas de seguridad, administrativas, técnicas y físicas, para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado. La presente autorización se hace extensiva a quien represente los derechos del Proveedor, a quien éste contrate para el ejercicio de los mismos, o a quien éste ceda sus derechos, sus obligaciones o posición contractual a cualquier título, en relación con los derechos y obligaciones que como Proveedor le corresponden. La presente autorización permanecerá vigente, hasta tanto sea revocada según los eventos previstos en la ley, sin que pueda ser revocada, ni total ni parcialmente, en vigencia del contrato de licencia de uso de software.

15.1. Datos personales de los Usuarios

En relación con los datos personales de los usuarios, pacientes, trabajadores, aliados comerciales, y demás que sean almacenados por el Proveedor en cumplimiento de la prestación del servicio, son responsabilidad del Cliente, quien debe garantizar el cumplimiento de los deberes y obligaciones atribuidos por la ley 1581 de 2012.  En consecuencia, deberán asegurarse de obtener la autorización para el tratamiento de datos personales cuando corresponda y proveer las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para proteger la información personal de los titulares.

En caso de reclamación de un tercero (usuarios, pacientes, trabajadores, aliados comerciales, y/o demás) en relación al tratamiento inadecuado de sus datos personales, el Cliente debe responder ante esa situación y sobre las consecuencias civiles, laborales y/o penales. Además de indemnizar a el Proveedor, si fuere el caso, por daño emergente y lucro cesante, así como por daño moral, detrimento comercial y afectación del buen nombre.

16. Confidencialidad

ITERA, el Cliente y los Usuarios, se obligan a mantener el carácter confidencial de toda información que con ocasión al desarrollo del contrato de licencia de uso de software sea suministrada, en especial aquella a la que se le determine el carácter de “información confidencial”, esta “información confidencial” incluye, de manera enunciativa más no limitativa, toda la información crediticia, contable y comercial suministrada entre ITERA y el cliente, en especial se reconoce el carácter confidencial de las estrategias de precios, códigos fuente, bases de datos, listas de precios, clientes, estructura societaria de la organización, participación económica de ITERA y los clientes y/o terceros en los proyectos en que participe, a la correspondencia, información escrita o verbal respecto a la ejecución de los trabajos, y en general, toda información y/o documentación a la que se tenga acceso y que le puedan significar para cualquiera de las partes una ventaja de mercado frente a sus competidores.

Esta información tendrá carácter confidencial cualquiera sea el medio bajo el cual haya sido facilitada, comprendiendo la información vertida en software de computador o en medios de almacenamiento electrónico, así como la que consiste en datos, testimonios, noticias, documentos, gráficos, referencias orales, visuales o escritas, siendo indiferente si esta información confidencial ha sido originada por las partes (ITERA-Cliente) o por cualquier tercero interesado o relacionado con su operación.

Por consiguiente, las partes se comprometen a guardar total reserva y a recibir y a mantener dicha información confidencial en forma segura, usándola exclusivamente para los propósitos pertinentes, razón por la cual no podrá transmitir, comunicar, revelar, ni reproducir dicha información a una tercera persona sin el consentimiento previo, expreso y escrito de la otra parte.

En aras de mantener el carácter privilegiado y confidencial de la información, las partes se comprometen a ejecutar todos los mecanismos que se consideren necesarios para la protección de la misma, incluyendo la suscripción del contrato de licencia de uso de software, así como los presentes términos y condiciones, y/o la aplicación de mecanismos de protección de información que sean exigidos entre y por las partes.

Mientras las condiciones para que se configure un secreto empresarial de acuerdo con la decisión 486 de 2000 permanezcan vigentes, la obligación de confidencialidad también lo estará.

17. Extinción de acceso a la plataforma SIMEON

ITERA puede suspender o cancelar el acceso a SIMEON al Cliente en cualquier momento, ya sea por el uso inapropiado o ilegal de la Plataforma de SIMEON, sin que exista lugar a reconocer indemnización alguna. Para ello se hará la respectiva notificación.

ITERA también podrá suspender o cancelar en cualquier momento el acceso a SIMEON a aquellos usuarios que a su criterio estén realizando operaciones peligrosas, ilegales o inadecuadas, en contraindicación de lo estipulado en este documento, sus adendas o modificaciones, y que pongan o puedan poner en riesgo la operación de la plataforma o la información de los demás usuarios del sistema, y/o de terceros.

18. Marcas y nombres comerciales

La marca, logo, lema comercial  y todos los otros identificadores relacionados con SIMEON son de propiedad de ITERA estén o no registrados. Ningún derecho, licencia o interés para las marcas de SIMEON son otorgados en este documento, y el Cliente acepta que no existe derecho, licencia o interés con respecto a la marca de SIMEON y por lo tanto el Cliente evitará usar cualquiera de esas marcas sin autorización. Las Marcas relacionadas con SIMEON está regulada por las normas y regulación de propiedad intelectual y demás disposiciones legales.

19. Cesión

ITERA podrá ceder y transferir este Contrato o cualquiera de sus partes, y puede delegar cualquiera de sus obligaciones en virtud del Contrato a su exclusivo criterio y sin restricción alguna. Sin perjuicio de lo anterior, estos Contratos obligarán y redundarán en beneficio de las partes, sus sucesores y cesionarios autorizados.

El Cliente no podrá ceder ni transferir a terceros estos Contratos ni cualquiera de sus partes, como tampoco podrá transmitir o sub-licenciar sus derechos en virtud de este Contrato, ni por imperativo legal ni de ninguna otra manera, sin el previo consentimiento por escrito de ITERA. Todo intento por su parte de ceder o transferir este Contrato sin haber tenido autorización o consentimiento será nulo y carecerá de validez.

20. Legislación aplicable

En caso de cualquier controversia entre el Cliente e ITERA con relación a los Términos y Condiciones, las partes se comprometen, con renuncia a su fuero y jurisdicción,  a llevar las diferencias ante el Tribunal de Arbitramento de Cali, Valle del Cauca y aceptan que sea dicho tribunal el competente a la hora de resolver los litigios de cualquier demanda. Las leyes de Colombia rigen estos Términos y Condiciones, así como cualquier demanda que pudiera surgir entre el Beneficiario y la Plataforma, independientemente de las disposiciones sobre conflictos de leyes.

21. General

  • Estos Términos y Condiciones no deben interpretarse como una relación, asociación, empresa conjunta, empleado-empleador, agencia o relación franquiciador-franquiciado entre ITERA y el Cliente o el Usuario.
  • Cualquier reclamación relativa a SIMEON o a su uso se regirá por las leyes vigentes, decisiones, tratados entre otros documentos y disposiciones legales Colombianas relacionados con propiedad intelectual, protección de datos y otros materiales relacionados con servicios o aplicaciones en Internet.
  • Si cualquier disposición en estos Términos y Condiciones es ilegal, nula, o ineficaz, dicha disposición se considerará separable de este documento y no afectará la validez y exigibilidad de las disposiciones restantes.
  • Estos términos constituyen los Términos y Condiciones vigentes y reemplazan cualquier otro acuerdo anterior verbal o escrito entre el Cliente e ITERA.
  • ITERA y el Cliente declaran que tanto los recursos utilizados en la ejecución de las obligaciones contraídas y a favor de ellas, como sus ingresos, productos bienes y servicios, provienen de actividades lícitas, y no se encuentran en curso de un proceso de extinción de dominio o en riesgo de estarlo; que los recursos obtenidos con el contrato de licencia de uso de software no serán utilizados para la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva; que no se encuentra en listas para el control de lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, administradas por cualquier autoridad o entidad nacional o extranjera, tales como las listas de OFAC y ONU, y que, en consecuencia, El Cliente se obliga a responder frente al Proveedor por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia del incumplimiento de esta declaración. Conforme a lo anterior, será justa causa de terminación del contrato de licencia de Uso de software cuando cualquiera de los socios o accionistas con participación directa o indirecta en el capital social; los administradores, empleados y subcontratistas de EL Cliente i) sean vinculados en cualquier tipo de investigación o proceso relacionado con delitos fuentes de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, o con la administración de recursos relacionados con dichas actividades; ii) se encuentren incluidos en listas públicas para el control de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, administradas por cualquier autoridad o entidad nacional o extranjera; iii) sean vinculados en requerimientos de entidades de control, o noticias, tanto a nivel nacional como internacional, por la presunta comisión de delitos fuentes de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva.

22. Inquietudes o quejas de los Clientes

Si el Cliente o el Usuario tiene alguna pregunta, comentario o queja acerca de los Términos y Condiciones de Uso y/o Política de Privacidad, pueden enviar un correo electrónico al área Administrativa responsable de la atención de peticiones, quejas y reclamos a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.. ITERA responderá en el menor plazo posible de acuerdo con las políticas de tratamiento de información que se encuentran en el siguiente enlace http://simeon.com.co/politicas-de-tratamiento-de-datos.html.

23. Tercero beneficiario

Este Contrato no otorga ni lo pretende, derechos ni acciones a otras personas que no sean los Clientes.

 

 

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